Zásady ochrany osobních údajů

Naše společnost při své činnosti využívá osobní údaje svých klientů a obchodních partnerů . Ochranu Vašich osobních údajů a Vašeho soukromí nebereme na lehkou váhu a děláme vše pro to, aby byly dostatečným způsobem zajištěny. S osobními údaji nakládáme zcela v souladu s platnou právní úpravou.

V tomto dokumentu Vám objasníme, jaké osobní údaje shromažďujeme, za jakým účelem, jak je využíváme, co děláme pro to, aby byly v bezpečí, a jaká práva můžete vůči nám uplatnit.
 

Správce osobních údajů 

Správcem osobních údajů je naše společnost Rovina stavební a.s. se sídlem Kroměřížská 134, 768 24 Hulín, IČ: 45193096 zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Brně, oddíl B, vložka 6318.
 
V závěru tohoto dokumentu jsou uvedeny veškeré kontakty na naši společnost.
 

Jaké údaje shromažďujeme?

1. Identifikační údaje - osobní údaje sloužící k Vaší jednoznačné a nezaměnitelné identifikaci, např. jméno, příjmení, titul, datum narození, průkaz totožnosti, adresa bydliště, podpis, přihlašovací údaje k serveru, aplikacím, emailům aj.
2 Kontaktní údaje - údaje umožňující Vás kontaktovat, např. telefonní číslo, e-mailová adresa, kontaktní adresa.
3.Údaje o nákupech a naší obchodní spolupráci, např. historii nákupů, platební údaje, bankovní spojení, atd.
4. Údaje o vstupech do areálu společnosti.
5. Fotografie z realizace stavebních zakázek, z marketingových nebo výročních akcí, které příležitostně mohou zachycovat i podobu zůčastněných osob.
6. Kamerové záznamy
7. Hlasový záznam (je-li hovor na zákaznické centrum naší společnosti nahráván).
8. Údaje shromažďované o zařízení v souvislosti s využíváním webových služeb a aplikací - při využívání našich webových stránek, aplikací, používáme ke shromažďování a ukládání informací různé technologie k identifikaci Vašeho prohlížeče a zařízení (soubory cookies a podobné technologie), shromažďujeme údaje o zařízení (např. IP adresa či jiné jedinečné identifikátory Vašeho zařízení, adresa internetového protokolu, datum a čas Vašeho požadavku.)
9. Údaje o využívání Vašich zákonných práv a evidence jejich uplatnění vůči naší společnosti.
10. Další údaje, jejichž zpracování naši společností ukládá právní předpis České republiky nebo Evropské unie, nebo které zpracováváme na základě Vašeho souhlasu - v takových případech je přesný rozsah osobních údajů uveden v souhlasu, který jste udělili.
 

K jakých účelům naše společnost osobní údaje využívá

V souladu s platnou právní úpravou shromažďujeme a zpracováváme osobní údaje pro předem určený účel a jen v rozsahu nezbytném pro naplnění tohoto účelu.
 
1. Pro účely plnění smlouvy, kterou jste s námi uzavřeli. Z této smlouvy vyplývá, jaké údaje musíme zpracovávat, abychom mohli splnit vše, co jsme si sjednali a co nám v souvislosti s takovou smlouvou ukládá zákon (např. zákon o účetnictví, daňový řád, zákoník práce). Tento účel a zákonný důvod zpracování se vztahuje i na přípravu smlouvy, jednání o podmínkách smlouvy či vedení výběrového řízení.
2. Pro účely oslovování potenciálních obchodních partnerů na základě provedení opatření před uzavřením smlouvy nebo na základě oprávněného zájmu naší společnosti. 
3. Pro účely plnění zákonných povinností (např. zákon o účetnictví, daňový řád, zákoník práce, zákon o DPH, zákon o spisové a archivační službě, zákon o ochraně spotřebitele).
4. Pro účely řízení vztahů se zákazníky a vytváření analytických modelů – abychom Vám mohli poskytnout služby dle Vašich potřeb, a to pohodlně a rychle, zpracováváme také údaje o nákupech, o požadavcích či stížnostech, porovnáváme a analyzujeme údaje o produktech naší společnosti, vytváříme statistiky a predikce odbytu, a to z důvodu ochrany našich práv a oprávněných zájmů. Snažíme se v těchto případech údaje anonymizovat v největší možné míře. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
5. Pro účely bezpečnosti a řízení rizik – v případech, kdy nám to ukládá právní předpis, nebo z důvodu ochrany našich oprávněných zájmů zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu za účelem zajištění bezpečnosti v areálu naší společnosti, ochrany našeho majetku, předcházení a odhalování podvodného nebo škodného jednání, atd. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
6. Pro účely výkonu nebo obhajoby našich právních nároků – jsme-li nuceni vymáhat svá práva nebo je hájit v soudním či správním řízení, použijeme nezbytné osobní údaje. Právním důvodem zpracování je oprávněný zájem naší společnosti.
7. Pro účely interní správy naší společnosti – naši zaměstnanci zpracovávají Vaše osobní údaje rovněž při plnění svých pracovně právních povinností v rámci nastavených interních procesů (směrnic) naší společnosti. Důvodem je např. vnitřní správa naší činnosti, vytváření reportů o činnosti naší společnosti nebo jednotlivých zaměstnanců, snaha o optimalizaci interních procesů nebo potřeba proškolení zaměstnanců.
8. Pro další účely přesně vymezené ve Vašem souhlasu. V takových případech máte vždy možnost tento souhlas odvolat.
 

Použití pro jiný účel než byly shromážděny?

V některých případech může naše společnost zpracovávat osobní údaje pro jiný účel, než je účel, pro který byly osobní údaje shromážděny. Tak je tomu, zejména pokud Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy nebo poskytnutí služby a právní předpis nám následně ukládá, jak dlouho musíme údaje uchovávat (např. dle zákona o účetnictví musíme faktury na cenu za poskytnuté zboží nebo službu archivovat po dobu 10 let, i když už údaje pro účely plnění smlouvy nepotřebujeme). Dalším případem, kdy údaje užijeme pro jiný účel, než pro který byly shromážděny, je situace, kdy Vaše údaje shromáždíme pro účely plnění smlouvy nebo poskytnutí služby a následně vznikne spor a naše společnost musí vymáhat své právní nároky nebo hájit svá práva.
 

Z jakých zdrojů naše společnost osobní údaje získává?

Přímo od Vás při jednání o uzavření smlouvy nebo poskytnutí služby a následně při realizaci.
Z veřejných rejstříků či z veřejně dostupných zdrojů (obchodní či živnostenský rejstřík, webové stránky či inzerce partnera), a to v případech, ve kterých uplatňujeme naše oprávněné zájmy, zejména za účelem navázání komunikace ohledně možné obchodní spolupráce, při výběru dodavatele, při vymáhání dlužných částek, při ověření existence subjektu nebo při ověřování aktuálnosti údajů, při plnění povinnosti jednat obezřetně apod. Takové základní údaje si může naše společnost uložit do svého interního systému za účelem dalšího kontaktu.
Pro vnitřní administrativní účely si mezi sebou předáváme údaje s dalšími subjekty začleněnými do skupiny Rovina Group a.s.
Od dalších subjektů, pokud to výslovně umožňuje právní předpis (např. v rámci soudního sporu) nebo pokud jste tomuto dalšímu subjektu dali svůj výslovný souhlas k předání informací o Vás.
 

Jste povinni předávat nám osobní údaje?

Pokud údaje zpracováváme na základě Vašeho souhlasu, pak je předání Vašich osobních údajů zcela dobrovolné.
Pokud údaje zpracováváme v souvislosti se smlouvou, kterou jste s námi uzavřeli, nebo se službou, kterou Vám poskytujeme, můžete se dobrovolně rozhodnout, zda smlouvu uzavřete nebo službu budete čerpat anebo nikoliv. Pokud k uzavření smlouvy nebo k čerpání služby došlo, pak jste povinni předat nám informace nezbytné k plnění smlouvy či čerpání služby. Bez těchto informací Vám nemůžeme službu nebo jiné plnění poskytnout.
Pokud je důvodem shromáždění a dalšího zpracování Vašich osobních údajů plnění právních povinností nebo ochrana našich oprávněných zájmů, pak jste povinni nám Vaše osobní údaje poskytnout. Vždy žádáme jen údaje potřebné pro splnění vymezeného účelu.
 

Jakým způsobem zajišťujeme ochranu Vašich údajů?

Naše společnost v souladu s platnou právní úpravou zabezpečuje osobní údaje, se kterými nakládá, pomocí veškerých vhodných technických a organizačních opatření, aby s přihlédnutím k povaze, rozsahu a účelům zpracování a k pravděpodobným rizikům zajistila nejvyšší možnou úroveň ochrany. Máme zavedeny bezpečnostní a kontrolní mechanismy ve snaze zabránit neoprávněnému přístupu nebo přenosu údajů, jejich ztrátě, zničení nebo jinému možnému zneužití.
Naši zaměstnanci jsou vázáni povinností mlčenlivosti. Pokud údaje předáváme třetím osobám, pak jsou i tyto osoby zavázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti.
Pokud využíváme při zpracování osobních údajů třetí osoby, vybírá naše společnost po pečlivém zvážení takovou osobu, která poskytuje maximální záruky zabezpečení předávaných osobních údajů. V rámci smluv o zpracování se snažíme zpracovatele zavázat, aby poskytoval přinejmenším stejnou úroveň ochrany předaných osobních údajů, jakou poskytuje naše společnost, a současně zpracovatele zavazujeme k povinnosti mlčenlivosti. Pokud využíváme cloudová uložiště, jsou tato umístěna v rámci EU a je tak zajištěna úroveň ochrany vyžadovaná platnou právní úpravou.
 

Komu předáváme Vaše osobní údaje?

1. Zpracovatelům – většinu činností zpracování provádí naše společnost pomocí vlastních sil, v některých případech využíváme služeb třetích osob (dále jen „zpracovatelé“).  Zpracovatel je oprávněn nakládat s předanými údaji výhradně pro účely výkonu činnosti, kterou byl naší společností pověřen.
Zpracovateli jsou:
- poskytovatelé IT služeb, aplikací a cloudových úložišť
- poskytovatelé účetních služeb
- poskytovatelé archivačních služeb
- případně subjekty vymáhající naše pohledávky
- marketingové a reklamní agentury
2. Společnostem v rámci skupiny Rovina Group a.s. předáváme některé osobní údaje našich obchodních partnerů, zákazníků či zaměstnanců, a to především za účelem vnitřní správy a reportingu. Účelem však může být i usnadnění uzavírání smluv, poskytování plnění či řešení některých záležitostí.
3. Poskytovatelům doplňkových služeb – pokud při poskytování našich služeb někoho dalšího pověříme výkonem určité činnosti, která primárně nespočívá v nakládání s osobními údaji, může být přesto nezbytné předání osobních údajů (zejména dopravce nebo Česká pošta, kteří se stávají samostatnými správci) nebo se může jako důsledek jejich činnosti stát, že by jim mohly být zpřístupněny osobní údaje (např. IT poradci, kteří poskytují pouze technický servis systému a se samotnými daty nepracují).
4. Našim poradcům – pokud je to nezbytné za účelem poskytování poradenských služeb nebo pro úspěšné uplatnění nároku nebo hájení práv naší společnosti (například právnímu zástupci, daňovému nebo ekonomickému poradci, auditorům, pojišťovnám nebo pojistnému brokerovy, bance, soudům, soudním exekutorům, dražebníkům).
5. Státním orgánům, respektive dalším subjektům v případech, kdy to naší společnosti ukládá právní předpis (například orgány státní správy, orgány dohledu, orgány činné v trestním řízení, soudy, exekutoři, notáři, insolvenční správci).
6. S Vašim souhlasem nebo na Váš příkaz mohou být Vaše osobní údaje poskytnuty i dalším subjektům.
 

Společnosti ve skupině

Naše společnost je součástí holdingu Rovina Group. Do skupiny Rovina Group a.s. patří tyto společnosti:
Rovina, a.s., Rovina stavební a.s., Moravskoslezská spol. s.r.o., ORTIKA a.s., ORTIKA CZ s.r.o., SIJA – obchodní s.r.o., Moravská protetika s.r.o., AUTOCORRECT s.r.o., PAVOR Duplex a.s., MAGNETON a.s., Bull spol. s r.o., Rovina Energy a.s., EXCETERA  a.s., AGRO Rovina s.r.o., MAGNETON Trading s.r.o., Rovina INVEST a.s.
 

Doba uložení Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme po dobu nezbytnou pro splnění účelu, pro který byly shromážděny nebo navazujícího jiného účelu. Pokud právní předpis přímo nestanoví konkrétní dobu, po kterou musí být osobní údaje zpracovány, máme za to, že účel zpracování trvá po dobu, kdy z této činnosti zpracování hrozí uplatnění právních nároků (zpravidla desetiletá promlčecí lhůta) a ještě jeden kalendářní rok po zániku všech hrozících právních nároků, tj. v případě smlouvy zpravidla 11 let po zániku smluvního vztahu.

V případě, že je zpracování založeno na souhlasu, je doba uvedena přímo v něm.

Jaká jsou Vaše práva a možnosti?

1. Právo na informace a vysvětlení

Naše společnost je povinna poskytnout Vám stručně, transparentně a srozumitelně informace uvedené v tomto dokumentu. Pokud Vám kterékoliv ustanovení těchto zásad není jasné nebo není pro Vás zcela srozumitelné, neváhejte se na nás obrátit.

2. Právo odvolat souhlas

V případech, kdy údaje shromažďujeme a zpracováváme na základě Vámi uděleného souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat. Poskytnutí souhlasu je zcela dobrovolné. Pokud souhlas odvoláte, nemá to vliv zákonnost již učiněných činností zpracování ani těch činností zpracování, které je naše společnost z důvodu dříve uděleného souhlasu povinna učinit (z důvodu dodržování právních povinností nebo ochrany našich oprávněných zájmů).

Odvolání souhlasu je bezplatné a můžete tak učinit zasláním sdělení na kontaktní údaje uvedené níže.

3. Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo získat od naší společnosti potvrzení, zda jsou či nejsou Vaše osobní údaje naší společností zpracovávány. Pokud je tomu tak poskytneme Vám veškeré související informace v rozsahu požadovaném článkem 15 nařízení GDPR.
 

4. Právo vznést námitku

Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely oprávněných zájmů naší společnosti nebo třetí strany, máte právo vznést proti takovému zpracování námitku, a to v případech, kdy to odůvodňuje Vaše konkrétní situace – tedy v případě, kdy samotné zpracování je přípustné, ale na Vaší straně existují konkrétní důvody, proč přesto nechcete, aby zpracování probíhalo.
Naše společnost bude muset přezkoumat prováděné zpracování. Takové osobní údaje nebude dále zpracovávat, pokud nebudou dány závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převáží nad Vašim zájmem na ochranu soukromí či jinými zájmy, právy a svobodami, nebo pokud nebude zpracování prováděno pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti.
Pokud osobní údaje zpracováváme pro účely přímého marketingu, můžete kdykoliv vznést námitku proti takovému zpracování osobních údajů. Toto právo můžete uplatnit i prostřednictvím technických nástrojů (odhlášení od odběru obchodních sdělení). Naše společnost poté Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu zpracovávat nebude, mohou však být zpracovávány nadále pro jiné účely.
Námitku můžete, stejně jako svá další práva, uplatnit na níže uvedených kontaktech. Vždy, prosíme, uveďte konkrétní situaci, která Vás vede k závěru, že by naše společnost neměla údaje o Vás zpracovávat.
Možnost vznést námitku se však nevztahuje na všechny případy zpracování, není ji možné využít v případě, kdy zpracováváme Vaše údaje na základě jiného právního titulu než nezbytnosti pro oprávněný účel – např. z důvodu nezbytnosti pro plnění smlouvy či plnění zákonných povinností.
 

5. Právo na opravu, respektive doplnění

Pokud se domníváte, že zpracováváme nepřesné údaje o Vaší osobě, máte právo nás na to upozornit a žádat opravu či doplnění.
 

6. Právo na výmaz (tzv. právo "být zapomenut")

Máte právo žádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, pokud je splněny podmínky čl. 17 Nařízení GDPR – zejména již nejsou údaje potřebné pro účely uvedené výše, byl odvolán souhlas nebo odpadl jiný právní titul zpracování, uplatnili jste oprávněně námitku proti zpracování, osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, apod.
 

7. Právo na omezení

Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů za podmínek vymezených v čl. 18 Nařízení GDPR.
 

8. Právo na přenositelnost údajů

Pokud bychom zpracovávali zcela automatizovaně Vaše osobní údaje, které jste nám sami poskytli a důvodem zpracování je Váš souhlas nebo plnění smlouvy či čerpání služby od naší společnosti, pak Vám článek 20 Nařízení GDPR Vám garantuje toto právo na přenos údajů
 

9. Jak vyřizujeme Vaše námitky a žádosti?

Pokud se na naši společnost obrátíte s námitkou nebo žádostí o uplatnění některého ze svých zákonných práv, informujeme Vás o přijatých opatřeních. Pokud žádné opatření nepřijmeme, rovněž Vás o tom informujeme a vysvětlíme Vám důvody našeho postupu. Tyto informace Vám poskytneme do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Pokud bude třeba z důvodu složitosti a počtu žádostí tuto lhůtu prodloužit, dáme Vám o tom vědět rovněž do jednoho měsíce od obdržení žádosti spolu s důvody odkladu. Lhůtu prodloužíme nejdéle o další dva měsíce. Uděláme vše proto, abychom Vám informace o přijatých opatřeních poskytli co nejdříve.
Informace o přijatých opatřeních Vám poskytneme stejným způsobem, jakým o ně požádáte. Veškeré námitky a žádosti a naše reakce se činí a poskytují bezplatně. Pokud se však Vaše žádosti opakují nebo jsou zjevně nepřiměřené, můžeme žádat náhradu nákladů spojených s poskytnutím informací nebo dokonce můžeme odmítnout žádosti vyhovět.
Naše společnost může Vašim žádostem či námitkám vyhovět pouze pokud nemá pochybnosti o totožnosti osoby, která žádost či námitku podává. Musíme zajistit, aby práva nebyla zneužívána jinými osobami a Vaše osobní údaje nebyly neoprávněně předány cizí osobě. Z toho důvodu naše společnost ověřuje totožnost žadatele, a to buď vyžádáním dodatečných informací, s jejichž pomocí nám bude potvrzena totožnost žadatele, anebo předložení žádosti či námitky s úředně ověřeným podpisem. V případě ústního uplatnění žádosti či námitky na naší pobočce budeme požadovat prokázání Vaší totožnosti předložením průkazu totožnosti.
 

10. Právo podat stížnost u dozorového orgánu

Jestliže nesouhlasíte se způsobem, jakým Vaše osobní údaje zpracováváme, nebo nesouhlasíte s přístupem naší společnosti, můžete se kdykoliv se stížností obrátit na dozorový úřad:
 

Úřad pro ochranu osobních údajů

Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7
tel.: 234 665 111
e-mail: Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript.10
web.: www.uoou.cz 
 

Jak nás můžete kontaktovat?

Jsme povinni ověřovat totožnost osoby, která uplatňuje výše uvedená práva, abychom zabránili zneužití cizí osobou a tomu, že veškeré údaje o Vás předáme cizí osobě. Z toho důvodu bude při osobní žádosti uplatněné na adrese sídla naší společnosti ověřena totožnost žadatele předložením platného průkazu totožnosti, nebo jiného dokladu prokazující Vaši totožnost, při e-mailové žádosti zasláním žádosti z emailové adresy, kterou máme k žadateli evidovanou, popřípadě v případě telefonické žádosti zodpovězením kontrolních otázek sloužících k prokázání totožnosti tazatele.
Pokud si nebudeme jisti, že údaje nepředáváme někomu jinému, nebude možné Vás bezpečně identifikovat, budeme nuceni požádat Vás zaslání písemné žádosti s úředně ověřeným podpisem nebo osobní předložení občanského průkazu.
 

S Vašimi dotazy, žádostmi či námitkami se můžete na naši společnost obracet následujícími způsoby:

Poštou: Rovina stavební a.s., Kroměřížská 134, 768 24 Hulín
E-mailem: info@rovina.cz
Telefonicky: +420 573 350 154
 

Závěrem

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů může být aktualizováno. Případné změny tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů nabývají účinnosti datem jejich zveřejnění nebo jiným způsobem, který stanoví zákon.